Komunikat Komisji Rewizyjnej KOD-u

Komisja Rewizyjna w dniu 7 lutego br. złożyła wniosek do Zarządu o nie zwoływanie Krajowego Zjazdu Delegatów do czasu przedstawienia wyników audytu finansowego do wiadomości członków Stowarzyszenia. Zarząd w dniu 21 lutego w głosowaniu i w formie uchwały wniosek przyjął. Komisja uzasadniła swoje stanowisko poniższymi faktami omawianymi na posiedzeniu Zarządu, a które chciałaby także przedstawić szerokiemu forum członków Stowarzyszenia:

1. Po zmianie biura rachunkowego niezbędne stało się na nowo wprowadzenie wszystkich księgowań.

Generalnie procedura przy zmianie wykonawcy zlecenia wynikająca z faktu przejścia odpowiedzialności prawnej na nowy podmiot gospodarczy jest procesem złożonym. Składa się na niego nie tylko fizycznie przekazanie dokumentów, ale też szereg działań wyjaśniających i wprowadzających nowe biuro w obowiązki wykonawcy, które po prostu zajmują czas.
W tym miejscu trzeba podkreślić, iż zmiana biura rachunkowego została wymuszona przez szczególne okoliczności,  które znalazły swój finał w złożeniu zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa na szkodę Stowarzyszenia. Na podstawie zgromadzonych przez Komisję Rewizyjną materiałów, Komisja w tym temacie nie kwestionuje wątpliwości i w konsekwencji decyzji Zarządu o zmianie biura rachunkowego.

2. Zgodznie z ustawą o rachunkowości terminem ustawowym, obowiązującym wszystkie funkcjonujące w Polsce podmioty mające osobowość prawną,  jest termin do przygotowania zeznania podatkowego CIT-8 i sprawozdania finansowego – 31 marca. Następnym terminem ustawowym jest termin przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego za rok 2016 przez Zjazd Krajowy najdalej do 30 czerwca br. Należy podkreślić,  iż nie są to tożsame dokumenty, gdyż sprawozdanie finansowe jest dużo szerszym, kompleksowym opisem sytuacji finansowej Stowarzyszenia;  który to dokument ma być podstawą do podejmowania decyzji przez członków Stowarzyszenia o dalszych kierunkach działania, w tym decyzji o charakterze strategicznym. Dobrą praktyką jest szczegółowe sprawozdanie z podejmowanej przez Zarząd działalności merytorycznej,  przedstawione w informacji dodatkowej.

Ze względu na przedstawione terminy, prace w zakresie zeznania podatkowego CIT-8 mają w tej chwili najwyższy priorytet.    

3. Planowany Zjazd Krajowy jest zjazdem dokonującym oceny Władz Stowarzyszenia od początku jego istnienia, a zwłaszcza za rok 2016, zgodnie z art. 27 punkt 5) Statutu.  Delegaci,  a także (w opinii Komisji Rewizyjnej) pozostali  Członkowie Stowarzyszenia powinni mieć możliwość zapoznania się z rocznym sprawozdaniem finansowym oraz opinią Komisji Rewizyjnej wystarczająco wcześnie przed datą Zjazdu (a więc co najmniej 28 dni przed wyznaczoną w zaproszeniu datą Zjazdu). W tym miejscu  należy zauważyć,  iż zaproszenie na Zjazd powinno zawierać porządek obrad,  którego istotnym elementem będzie m.in. omówienie podczas Zjazdu sprawozdania finansowego wraz z opinią Komisji i głosowanie nad absolutorium dla Zarządu Stowarzyszenia. Tym samym sprawozdanie finansowe wraz z opinią Komisji powinno być załącznikiem do zaproszenia na Zjazd.
4. Planowany Zjazd Krajowy jest także zjazdem przygotowującym fundament działania stowarzyszenia w następnym roku, stąd niezbędnym staje się przedstawienie Delegatom na podstawie art. 27 punkt 13) Statutu projektu budżetu Stowarzyszenia na rok 2017 ze szczególnym uwzględnieniem kosztów administracyjnych.

Jak wszyscy zdajemy sobie sprawę będzie to pierwszy z prawdziwego zdarzenia, zaplanowany budżet Stowarzyszenia. Ten budżet będzie stanowił wyraźną cezurę pomiędzy okresem „planowania i tworzenia się” Naszej organizacji,  a okresem „dorosłej i samodzielnej” działalności. Ten budżet będzie też pokazywał faktyczny wymiar solidarności i współpracy pomiędzy mocno zróżnicowanymi liczebnie i ekonomicznie Regionami. A tym samym bardzo ważna staje się ścisła współpraca w zakresie jego zaplanowania pomiędzy nowo wybranymi Zarządami Regionalnymi a Zarządem Głównym. Ta praca dopiero się rozpoczyna.

5. Faktem nie omawianym na Zarządzie, ale równie istotnym i wpływającym na terminarz działań, jest fakt zmiany osoby Skarbnika w Zarządzie Głównym Stowarzyszenia w związku z rezygnacją dotychczasowego. Konsekwencją tej zmiany jest między innymi szereg działań naprawczo-organizacyjnych,  w tym wszczęte działania wyjaśniające i powołanie przez Zarząd merytorycznych zespołów roboczych tj. ds. finansów i ds. prawnych. Wszystkie te działania Komisja uważa za uzasadnione i istotne ze względu na prawidłową gospodarkę zasobami Stowarzyszenia.

W świetle przedstawionych faktów i terminów wynikających z obowiązującego prawa,  Komisja Rewizyjna zawnioskowała do Zarządu Głównego o odbycie Zjazdu Krajowego najwcześniej po 30 kwietnia br.
W ostrożnej ocenie Komisji Rewizyjnej termin Zjazdu może być przyjęty w wersji optymistycznej na drugą połowę maja lub – w naszej ocenie bardziej bezpieczny,  ze względu na konieczność przygotowania solidnej i merytorycznej dokumentacji na Zjazd – przełom maja i czerwca br.  Oczywiście sama decyzja w zakresie czynności określenia terminu zwołania Zjazdu pozostaje w gestii Zarządu.
Elżbieta Pytlarz, Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej
Paweł Wimmer, Członek Komisji Rewizyjnej
Michał Klementowski, Członek Komisji Rewizyjnej