Spotkanie regionalnych skarbników KOD

W pierwszą sobotę listopada w warszawskim biurze KOD spotkali się skarbnicy regionów, by porozmawiać o pilnych kwestiach finansowych i prawidłowości dokumentacyjnej w tym obszarze.

W kilkugodzinnym panelu dyskusyjnym udział wzięli:
Aleksandra Solecka- członek ZG, skarbnik
Beata Kwiatkowska-skarbnik region małopolski
Adriana Machowiak- skarbnik region wielkopolski
Hanna Byrczak- skarbnik region zachodniopomorski
Elwira Śliwińska- skarbnik region podlaski
Agata Stemplewska- skarbnik region śląski
Piotr Kujawiński-skarbnik region łódzki
Artur Brzozowski-skarbnik region dolnośląski
Piotr Szafraniec- reprezentant regionu świętokrzyskiego
Wszystkie poruszane w trakcie spotkania problemy dotyczyły spraw najważniejszych dla polityki finansowej stowarzyszenia, a mianowicie:
1/ składki członkowskie
2/ darowizny
3/ dostęp do danych osobowych a ochrona danych
4/ polityka rachunkowa stowarzyszenia
5/ spis inwentaryzacyjny
6/ zbiórki publiczne
7/ zasady wydatkowania środków zgromadzonych na subkontach
8/ zwroty za faktury i sposoby opisywania faktur
Poza zdobyciem danych finansowych właściwych dla każdego regionu najistotniejszą kwestią było omówienie i wskazanie najpilniejszych problemów oraz poszukiwanie rozwiązań z uwzględnieniem specyfiki każdego z terytoriów. Okazuje się bowiem, iż regiony z najniższą wpłacalnością składek mogą pochwalić się największymi wpływami ze zbiórek publicznych i na odwrót – obszary, gdzie członkowie stowarzyszenia najchętniej uiszczają opłaty członkowskie, organizatorzy kwest napotykają problemy w trakcie ich przeprowadzania (minimalne wpływy). Podobna wymiana regionalnych doświadczeń dotyczyła pozyskiwania darowizn celowych. Omówiono także zagadnienia związane z ochroną danych osobowych, która przy monitorowaniu wpływów zarówno z darowizn jaki i ze składek może nastręczać pewne problemy organizacyjne. W trakcie dyskusji szukano jak najlepszych sposobów na zwiększenie systematyczności we wnoszeniu opłat za członkostwo, na zmniejszenie kosztów np. wynajmu biur i prowadzenie rozsądnej polityki finansowej w regionach. Uzgodniono również zasady i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji dla grup regionalnych i lokalnych, a także przedstawiono wszelkie dokumenty potrzebne dla sprawnej realizacji spisu.
Wszystkie omówione kwestie i zaproponowane zmiany mają na celu przede wszystkim polepszenie obiegu dokumentów finansowych w stowarzyszeniu oraz usprawnienie monitorowania stanu finansów regionów.
Aleksandra Solecka